Remplacer Excel par un logiciel métier : les signaux d’alerte

Pourquoi le tableur gagne toujours au début

Il faut rendre justice au tableur. Il est déjà installé, tout le monde sait l’ouvrir, et il permet à une personne du métier de construire un outil en une après-midi sans demander l’avis de qui que ce soit. Aucun logiciel du marché n’offre cette liberté. C’est précisément pour ça qu’on le retrouve au cœur de tant d’entreprises, bien au-delà de ce pour quoi il a été conçu.

Le problème arrive quand ce fichier devient le système d’information de l’équipe. Un tableur est pensé pour qu’une personne analyse des chiffres. Un tableur partagé par dix personnes qui le modifient chaque jour devient une base de données sans garde-fous : pas de règles de validation fiables, pas de rôles, pas de trace de qui a changé quoi. Même ses limites techniques sont réelles : une feuille plafonne à 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes selon la documentation Microsoft1 048 576 lignes et 16 384 colonnes selon la documentation Microsoft. Rarement atteint dans une PME, mais le jour où c’est le cas, rien ne vous prévient.

Les signaux qu’il est temps de remplacer Excel

Aucun de ces signaux ne suffit seul. Quand trois d’entre eux sont présents en même temps, le fichier coûte plus qu’il ne rapporte, même si personne ne le chiffre.

Les versions qui se multiplient

« Planning_v4_final_JM.xlsx », « Planning_v4_final_corrigé.xlsx ». Dès que le fichier circule en pièce jointe, chaque destinataire en possède une copie qui dérive. Le partage en ligne règle une partie du problème, pas la question de fond : quelle cellule fait foi, et depuis quand ? Si une réunion commence par « tu as bien la dernière version ? », le signal est là.

Les formules que personne ne comprend

Une RECHERCHEV imbriquée dans trois SI, écrite il y a quatre ans par quelqu’un qui a quitté l’entreprise. Tout le monde a peur d’y toucher. C’est une règle métier (tarification, calcul de prime, seuil de réassort) cachée dans une cellule, sans documentation ni test. Dans un logiciel métier sur-mesure, cette même règle est écrite une fois, nommée, testée, et modifiable sans risque de casser la ligne d’à côté.

Pas de droits, pas d’historique

Dans un fichier partagé, celui qui peut lire peut presque toujours tout modifier. Le commercial voit les marges, l’intérimaire peut effacer une colonne, et personne ne saura qui a changé le prix d’un article mardi dernier. Pour des données clients, salariés ou financières, c’est aussi une question de conformité : tracer qui accède à quoi fait partie des bonnes pratiques de sécurité, et c’est l’une des raisons d’être d’un back-office avec rôles et journal d’activitéback-office avec rôles et journal d’activité.

La double saisie

Le devis est tapé dans Word, recopié dans le tableur de suivi, puis ressaisi dans l’outil de facturation. Chaque recopie est une occasion d’erreur et une demi-heure perdue. La double saisie est le symptôme le plus coûteux et le plus facile à mesurer : comptez les endroits où la même information est tapée à la main, multipliez par le volume mensuel. C’est souvent ce chiffre qui déclenche la décision.

Les erreurs Excel ne sont pas une légende

On pourrait croire que les erreurs de tableur sont l’affaire des débutants. Les études disent l’inverse. Des chercheurs du Dartmouth College ont audité 50 tableurs réellement utilisés en entreprise : seuls 7 étaient exempts d’erreur produisant un résultat faux, et le taux d’erreur moyen s’établissait à 0,87 % des cellules contenant une formule, sur plus de 270 000 formules examinées (Powell, Baker et Lawson, « Errors in Operational Spreadsheets », 2009Powell, Baker et Lawson, « Errors in Operational Spreadsheets », 2009). Moins d’une cellule sur cent, c’est peu ; mais un fichier de pilotage en contient des milliers, et une seule mauvaise cellule suffit à fausser un total.

Les grandes organisations n’y échappent pas. Dans son rapport de janvier 2013 sur les pertes de sa division CIO, le groupe de travail interne de JPMorgan Chasele groupe de travail interne de JPMorgan Chase relève que le modèle de risque fonctionnait via une série de fichiers Excel remplis à la main, par copier-coller d’un tableur à l’autre, et qu’une formule divisait par une somme au lieu d’une moyenne. Le rapport estime que cette erreur a probablement divisé par deux la volatilité mesurée.

En octobre 2020, Public Health England a reconnuPublic Health England a reconnu que 15 841 cas positifs de Covid-19 n’avaient pas été intégrés aux chiffres quotidiens entre le 25 septembre et le 2 octobre, parce que certains fichiers de résultats dépassaient la taille maximale acceptée par le processus de chargement. Le correctif temporaire : découper les fichiers avant de les charger.

Aucune PME ne gère de portefeuille de dérivés ni de campagne sanitaire nationale. Le mécanisme, lui, est exactement le même que dans un fichier de devis ou de stock : une donnée critique qui passe par un format sans contrôle, entre des mains humaines pressées.

Migrer sans big bang

La peur la plus fréquente, quand on parle de migration Excel vers un outil dédié, c’est le grand soir : tout réécrire, former tout le monde, et prier. C’est aussi la meilleure façon d’échouer. Notre méthode est inverse, et tient en trois temps.

C’est l’approche que nous appliquons sur nos projets de logiciel métier sur-mesurelogiciel métier sur-mesure : une première brique livrée tôt, utilisée pour de vrai, puis on élargit. Dans le BTPBTP comme dans la logistiquelogistique, le premier process à migrer est presque toujours celui où la même donnée est tapée trois fois. Et si votre tableur tient surtout des tâches répétitives (relances, extractions, rapprochements), une partie peut même disparaître plutôt que migrer : c’est le sujet de notre guide pour automatiser les tâches récurrentes avec l’IAautomatiser les tâches récurrentes avec l’IA.

Quand garder Excel

Remplacer Excel n’est pas une fin en soi. Le tableur reste le bon outil quand une seule personne s’en sert, quand le fichier est jetable (une simulation, un budget prévisionnel), ou quand le process change tous les mois et n’est pas encore stabilisé. Il reste aussi un excellent compagnon du logiciel métier, en sortie : exporter des données propres pour les analyser librement, c’est exactement son métier.

Entre les deux, il existe des outils intermédiaires (Airtable, Notion, CRM génériques) qui structurent mieux qu’un tableur. Ils ont leurs propres limites, que nous détaillons dans notre comparatif Notion, Airtable et CRM génériquesnotre comparatif Notion, Airtable et CRM génériques. Et la question du coût, qui a beaucoup changé ces dernières années, est traitée dans ce que coûte un logiciel sur-mesure aujourd’huice que coûte un logiciel sur-mesure aujourd’hui.

Chez pragma oncepragma once, on commence toujours par regarder le fichier. Il raconte mieux que n’importe quel cahier des charges comment l’entreprise travaille vraiment : ses colonnes sont vos données, ses formules sont vos règles, ses onglets sont vos process.